قبل از پرداختن به ساختار یک نامه رسمی، اولین چیزی که باید مشخص کنید این است که می خواهید چه نوع نامه ای بنویسید. لازم است این سوال را از خودتان بپرسید: 'چرا نیاز دارم که این نامه را بنویسم؟' و با پاسخ به این سوال، می توانید قصدتان را از نوشتن نامه مشخص کنید. به عنوان مثال، شاید لازم باشد هنگام درخواست برای یک شغل، یک 'cover letter'، حاوی رزومه خود، بنویسید. یا شاید برعکس، می خواهید یک نامه استعفا بنویسید. انواع دیگر نامه‌های رسمی شامل نامه‌های تجاری، قراردادها، یادداشت‌های تشکر، دعوت نامه‌ها، پیگیری‌ها، شکایات یا درخواست اطلاعات و بسیاری موارد دیگر است.
توصیه هایی برای نوشتن نامه رسمی
این روزها، ما از خدمات ایمیل یا پیام رسانی فوری برای برقراری ارتباط یا درخواست اطلاعات استفاده می‌کنیم. دیر یا زود، زمانی فرا می رسد که باید برای نوشتن نامه ای رسمی در مقابل یک صفحه خالی در رایانه خود بنشینید. اما نگران نباشید، اگر ابزار و دانش لازم را داشته باشید، کار چندان دشواری نیست. قبل از پرداختن به ساختار یک نامه رسمی، این هشت عنصر کلیدی را در نامه نویسی فراموش نکنید:
- به ساختار نامه احترام بگذارید.
- از زبانی استفاده کنید که ساده، رسمی و دقیق باشد.
- اصل مطلب را بیان کنید و از تکرار ایده ها و استفاده از جملاتی که طولانی و درک آنها دشوار است خودداری کنید.
- از 'transition' ها استفاده کنید؛ استفاده از آنها کمک می¬کند پیامتان قابل درک باشد و متنتان دارای انسجام بهتری باشد.
- از زبان غیر رسمی اجتناب کنید؛ از مخفف¬ها مانند ' I’m' یا ' they’re' استفاده نکنید.
- پاراگراف های کوتاه بنویسید و به یاد داشته باشید که در هر پاراگراف، یک ایده را پوشش دهید.
- مودب باشید.
- هنگامی که نامه خود را تمام کردید، املای خود را بررسی کنید یا از یک چک کننده گرامری استفاده کنید.
اکنون گام به گام به بررسی هر یک از عناصر تشکیل دهنده ساختار یک نامه رسمی می پردازیم.
ساختار یک نامه رسمی
فرستنده (Sender)
نامه رسمی با سربرگ شروع می شود که شامل اطلاعات تماس فرستنده است. این اطلاعات باید در سمت راست بالای نامه قرار گیرد. معمولاً این اطلاعات شامل نام، نام خانوادگی، آدرس و شماره تلفن فرستنده است. مثلا:
Rodrigo Char
234W 45th Street
New York, 10036
(247) 782-4952
گیرنده (Recipient)
اطلاعات گیرنده در سمت چپ نوشته شده است و این اطلاعات باید شامل نام و آدرس کامل گیرنده باشد.
تاریخ (Date)
مورد بعدی که باید وارد کنید، 'تاریخ' است و باید 'right-justified' باشد (یعنی سمت راستش باید هم تراز سمت راست متن باشد). فراموش نکنید که باید آن را به طور کامل بنویسید. به عنوان مثال: January 12th, 2022
سلام کردن (Greeting)
اگر می‌خواهید بدانید که چگونه یک نامه رسمی را شروع کنید، پاسخ بسیار ساده است؛ شما باید با 'سلام' نامه را شروع کنید. در مثال های زیر، به چند فرمت رایج برای این کار اشاره شده است:
Dear Mr. Johnson,
ترجمه: جناب جانسون عزیز؛
Dear Mrs. Gomez,
ترجمه: خانم گومز عزیز؛
Dear Dr. Green,
ترجمه: دکتر گرین عزیز؛
اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، می‌توانید از 'Sir' یا 'Madam' استفاده کنید:
Dear Sir,
ترجمه: آقای محترم؛
Dear Madam,
ترجمه: خانم عزیز؛
اکنون فرصتی مناسب برای یادآوری تعدادی از واژگان است.
- Mrs: برای خانم های متاهل استفاده می شود.
- Miss: برای زنان مجرد استفاده می شود.
- Ms: برای زنانی که از وضعیت ازدواجشان اطلاعی ندارید استفاده می شود.
- Mr: برای آقایان اعم از متاهل یا مجرد استفاده می شود.
متن نامه (Body of the letter)
معمولا متن نامه کوتاه است؛ در مجموع سه تا چهار پاراگراف. به طور کلی، در پاراگراف اول، شما خود را معرفی می کنید و هدف نامه خود را مشخص می کنید. در پاراگراف‌های بعدی، اطلاعاتی را اضافه می‌کنید که مستقیماً با هدف نامه مرتبط است. به یاد داشته باشید که نامه های رسمی بسیار کوتاه هستند، بنابراین مهم است که ایده های خود را به طور واضح و منطقی سازماندهی کنید. برای انجام این کار، استفاده از 'transition' ها ضروری است. در اینجا، برخی از 'transition' ها را به اشتراک می‌گذاریم؛ این 'transition' ها، پیام شما را واضح تر می‌سازند و به انسجام ایده های شما کمک می کنند.
- In order to
- به منظور اینکه، برای اینکه
- Therefore
- Consequently
- In addition
- Furthermore
- However
- Otherwise
- Nevertheless
- On the contrary
- بر خلاف (آنچه که گفته شد)
در نهایت، در آخرین پاراگراف، صریحا آنچه نیاز دارید یا هر چیزی که ممکن است از طرف گیرنده نامه منتظر آن باشید، بیان می کنید.
خداحافظی یا بدرود (Farewell)
همانطور که نامه را با سلام شروع کردید، اکنون وقت آن است که آن را با خداحافظی ببندید. خداحافظی در یک نامه رسمی، کار سختی نخواهد بود و فقط کافیست از یکی از عبارات زیر استفاده کنید:
Yours sincerely,
ارادتمند شما؛
Yours truly,
ارادتمند شما؛
Sincerely,
خالصانه؛
Yours faithfully,
ارادتمند شما؛
Regards,
با احترام؛
Best regards,
با احترام؛
امضا (Signature)
اکنون زمان امضای نامه شماست. بلافاصله پس از امضای خود، باید نام خود را ذکر کنید. در برخی موارد، ممکن است بخواهید که شماره تلفن و ایمیل خود را وارد کنید. در آخر، فقط باید املا و دستور زبان خود را بررسی کنید و نامه شما آماده خواهد بود. امیدواریم این توصیه ها و مواردی که در این مقاله توضیح داده ایم، برای شما جالب و مفید بوده باشد. فراموش نکنید که در نامه های رسمی، شما این فرصت را دارید که واژگان آموخته شده را بکار گیرید و از 'transition' ها برای سازماندهی ایده های خود استفاده کنید.