بایدها و نبایدها در متون اداری
کدام کلمات و عبارت‌ها برای یک رایتینگ یا نوشته‌ی تجاری بهتر است؟ در حالیکه پاسخ به این سوال به‌شدت به شغل شما بستگی دارد، ساخت واژگان حرفه‌ای تجاری، مهم و ارزشمند است. در این مقاله، درباره‌ی بایدها و نبایدهای رایتینگ تجاری، واژگان شایع در انگلیسی تجاری و چند نمونه از بهترین کلماتی که می‌توانید برای بهتر کردن رایتینگ تجاری خود از آن‌ها استفاده کنید، بیشتر بخوانید.
بایدها و نبایدهای رایتینگ و واژگان تجاری
دنیای تجارت امروز با اطلاعات کار می‌کند. بنابراین، این نکته‌ی مهم را به‌یاد داشته باشید: همیشه مختصر و فشرده بنویسید. این یکی از بزرگترین و مهم‌ترین 'بایدها' در رایتینگ تجاری و یکی از اصلی‌ترین دلایل ایجاد یک فرهنگ لغت تجاری است. چند نکته که باید هنگام نوشتن یک رایتینگ تجاری بدون توجه به موضوع رایتینگ خود به‌یاد داشته باشید، از این قرار است.
- هر چقدر کمتر بنویسید، بهتر است: هنگام استفاده از واژگان برای نوشتن رایتینگ تجاری، یافتن کلمات و عبارت‌هایی که به شما امکان دهد خود را به‌صورت مختصر بیان کنید، مهم است. از جملاتی که پیچیدگی دارند پرهیز کنید، به اصل موضوع بروید و پیام خود را بیان کنید.
- به عناوین، نام‌ها و جنسیت توجه دقیقی داشته باشید: آیا تا به حال پیامی دریافت کرده‌اید که در آن شما به‌غلط مورد خطاب قرار گرفته‌اید؟ اگر دریافت کرده‌اید، می‌دانید که چنین پیام‌هایی چقدر اذیت‌کننده است. از منظر واژگان تجاری، اشتباه در عنوان، نام یا جنسیت یک فرد، بسیار مخرب است و نیاز به ذکر این موضوع نیست که برای شما و شرکت‌تان شرم‌آور است.
- حرفه‌ای، مودبانه و صمیمی بنویسید: واژگان انگلیسی تجاری خود را مثبت، حرفه‌ای و دوستانه انتخاب کنید. در دهه‌های گذشته، رایتینگ تجاری کاملاً رسمی بود. این برای مواردی مانند درخواست‌های شغلی و اسناد حقوقی که احتمالاً در آن هر کلمه‌ی کوچکی مورد موشکافی قرار می‌گیرد، خوب است، اما اصطلاحات بیش از حد رسمی، ممکن است آزاردهنده باشد و خواندن آن‌ها دشوار.
- اگر غیررسمی می‌نویسید، غیرحرفه‌ای ننویسید: معمولاً انتخاب واژگان غیررسمی برای انتقال پیام در طول کار و تجارت مناسب است. با پرهیز از شوخی‌های مبتذل، اظهارات نسنجیده، شایعات و اظهارنظرهای شخصی در ارتباطات کاری خود، حرفه‌ای بنویسید. چیزی را ارسال نکنید- حتی یک ایمیل- که با ارسال آن در یک انجمن عمومی، احساس راحتی نمی‌کنید.
همیشه باید کار خود را چند بار بررسی کنید تا مطمئن شوید پیامی که ارسال می‌کنید، منطقی است. ساده‌ترین راه برای اطمینان از اینکه همه‌چیز را پوشش داده‌اید، پیروی از یک قانون رایتینگ تجاری است که از روزنامه‌نگاری نشات گرفته است. به تمام سوالات احتمالی مخاطب خود پاسخ دهید.
- از واژگان و کلمات دوپهلو خودداری کنید: افراد دوست ندارند واژگانی را بخوانند که هیچ معنایی ندارد. با انتخاب واژگان تجاری که جای هیچ ابهامی برای خواننده باقی نمی‌گذارد، به وقت خوانندگان خود احترام بگذارید. زبان ساده همیشه مورد احترام است.
- از واژگان تجاری استفاده کنید که باعث تحریک در انجام کاری می‌شود: کلماتی را انتخاب کنید که خوانندگان شما را به انجام اقدامات مورد نظرتان تحریک می‌کند. تقریباً همه‌ی رایتینگ‌های تجاری برای دستیابی به هدفی خاص، ایجاد می‌شوند. به خوانندگان خود اطلاع دهید که چه کاری باید انجام دهند تا نتیجه‌ی صحیح حاصل شود.
- یک‌بار بنویسید، دو بار بررسی کنید: مهم نیست از چه واژگانی برای نوشته‌ی خود استفاده کرده‌اید، در حق کسب و کار خود لطفی کرده و آنچه را که نوشته‌اید، تصحیح کنید. این کار را دو بار انجام دهید، ترجیحاً یک‌بار بلافاصله بعد از پایان کار نوشتن و یک‌بار دیگر چند ساعت یا چند روز پس از نوشتن. مغز غالباً از خطاهایی که در گذشته‌ی نه‌چندان دور رخ داده چشم‌پوشی می‌کند، اما بعداً متوجه آن‌ها خواهد شد. اگر نمی‌توانید برای چند روز منتظر بمانید و به بررسی کار خود بپردازید، از شخص دیگری بخواهید دور دوم تصحیح را برای شما انجام دهد. اشتباهات کوچک اتفاق می‌افتد، اما مردم در مورد آن‌ها قضاوت می‌کنند. هیچ چیز همچون یک اشتباه در یک سند تجاری پُر از واژگان تجاری شرم‌آور نیست.
واژگان رایتینگ تجاری
کلمات شگفت‌انگیز: این کلمات را امتحان کرده و واژگان تجاری خود را بهتر کنید.
فضای کسب و کار امروزه بسیار متفاوت از گذشته است و تعداد معدودی از واژگان تجاری وجود دارد که بهتر است از ارتباطات خارج شود. اگر کلمه یا عبارتی پیچیده به‌نظر می‌رسد، از آن استفاده نکنید. اصالت را حفظ کرده و همیشه از زبانی ساده و واضح استفاده کنید. چند نمونه از این واژگان رایتینگ تجاری از این قرار است:
- دستور کار: یک طرح و برنامه‌ی دقیق
- امتیاز: یک مزیت یا پیشرفت خاص
- سود: نتیجه‌ای خاص و مثبت
- محاسبه: انجام کاری با اعداد، مثلاً شمارش، جمع، تفریق، ضرب یا تقسیم
- توسعه: امکانات یا توانایی‌های چیزی را بیرون کشیدن
- برآورد: حدس زدن اینکه هزینه‌ی یک چیز چقدر است یا چیزی چقدر طول می‌کشد
- مشوق: دادن جایزه برای چیزی یا ارائه‌ی چیزی با یک قیمت ویژه
- سرمایه‌گذاری: خرج کردن منبعی مانند زمان، پول یا تلاش برای پیشرفت در آینده
- نگهداری: مراقبت، تامین هزینه‌ها یا نگه داشتن یک وضعیت مشخص
- مذاکره: تلاش برای ایجاد یک ساز و کار بهتر یا دریافت قیمت بهتر
- غایت: یک هدف مشخص
- مشارکت: شرکت کردن در
- فرایند: مجموعه‌ای از اقدامات که به یک هدف خاص می‌رسد
- برنامه: یک بازه‌ی زمانی خاص و مشخص
- ساختار: یک سیستم پیچیده که کل یک مجموعه را دربرمی‌گیرد
- هدف: یک هدف قابل‌اندازه‌گیری و سنجش
- متشکرم: یک عبارت مودبانه برای استفاده‌ی در مورد همه‌ی کسانی که با آن‌ها تعامل دارید. هر چند ساده است، اما بسیار اثرگذار می‌باشد
این‌ها تنها تعدادی از کلمات خارق‌العاده‌ای هستند که می‌توانید در واژگان تجاری خود، از آن‌ها استفاده کنید. در صورتی‌که به‌دنبال راهی جدید برای گفتن چیزی هستید، مترادف‌های Ginger کمک فوری به غنی‌سازی اسناد و بهبود واژگان کسب و کار شما می‌کند.
