هر روزه، 205 میلیارد ایمیل در سراسر جهان ارسال و دریافت میشه. در حالیکه بخش عمده‌ی این ایمیل‌ها، پیام‌های غیررسمی بین دوستان هستن، اما بخش قابل‌توجهی هم برای اهداف تجارین. چه برای کسی ایمیل می‌فرستین که باهاش کار می‌کنین و چه برای یه شغل جدید میخواین درخواست بدین یا برای ایجاد ارتباطات جدید، چند قانون کلی هست که به‌هنگام نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی، باید از اونا تبعیت کنین...
لحن ایمیل
همیشه کسی رو که براش میخواین ایمیل بفرستین، در نظر بگیرین و زبان ایمیل‌تون رو متناسب با اون تطبیق بدین. ایمیل‌ها رسمیت کمتری در مقایسه با نامه‌ها دارن، پس بهتره ایمیل‌تون رو با 'Hi' یا “Good morning” شروع کنین- اما اگه اولین باریه که به کسی ایمیل می‌زنین یا اگه کسی که ایمیل‌تون رو دریافت میکنه، در مقام برتری نسبت به شما قرار داره، بهتره از “Dear…” استفاده کنین. به‌همین ترتیب، بهتره در پایان ایمیل‌تون از “Best/kind regards” به‌جای “Yours sincerely/faithfully” استفاده کنین و بدونین که “Yours sincerely/faithfully” برای یه ایمیل رسمی مناسب‌تره. رابطه‌تون با دریافت‌کننده‌ی ایمیل هرچی باشه، وسوسه نشین که از عبارت‌های محاوره‌ای مثل “Hey you guys!”,، “Yo” یا “Hi folks”. استفاده کنین.
عنوان ایمیل
استفاده از نام‌های کوچک تو ارتباطات تجاری بین‌المللی، به‌طور فزاینده‌ای معموله، پس از انجام این کار نترسین. موضوع دیگه‌ای که باید در نظر بگیرین، عنوان ایمیل‌تونه. استفاده از یه متن کوتاه و واضح، خیلی مهمه، چون افرادی که سرشون شلوغه، اغلب تصمیم می‌گیرن که بسته به عنوان ایمیل، یه ایمیل رو باز کنن یا نه. نمونه‌هایی از عنوان‌های خوب برای ایمیل‌ها عبارتند از:
- Meeting date changed.
- Quick question about your presentation.
- Suggestions for the proposal.
چک کردن ایمیل
همیشه قبل از فشار دادن دکمه‌ی Send، ایمیل‌هاتون رو چک کنین. چندین بار، ترجیحاً با صدای بلند، ایمیل‌تون رو بخونین و دوباره بخونین تا مطمئن بشین ایمیل‌تون هیچ خطای املایی یا گرامری نداره. هرگز به تصحیح خودکار اعتماد نکنین!