برگزاری جلسات برای انجام کارهای تیمی، ضروری است. برگزاری بد یک جلسه، می‌تواند حس اتلاف وقت و انرژی در شما ایجاد کند. در این مقاله، با شش نکته برای برگزاری جلسات موفق آشنا خواهید شد. همه‌ی ما در جلساتی با مدیریت بد شرکت کرده‌ایم: جلساتی که بدون تصمیم‌گیری، اداره شده‌اند. جلساتی که تحت تاثیر چند نفر اداره شده‌اند. جلساتی که افراد بدون هدف مشخص، صحبت می‌کنند. جلساتی که ظاهراً برای همیشه ادامه دارند، یک بررسی در اروپا نشان داد که کارمندان به طور متوسط، 187 ساعت در سال را در جلسات می‌گذرانند. این گزارش حاکی از آن است که 56 درصد جلسات، ناکارآمد است. در یک نظرسنجی، مشخص شد که هر شرکت برای هر جلسه‌ای که برگزار می‌کند، به طور متوسط 38.50 پوند برای هر کارمند خود هزینه می‌کند. خُب، پس چگونه می‌توانیم جلسات کارآمد، موثر و حتی الهام‌بخش‌تری داشته باشیم؟ به این شش نکته توجه کنید.
1- درجلسات اداری یک دستور کار مشخص تنظیم کنید
دستور کار، لیستی از نکاتی است که باید در جلسه به‌ترتیب بحث، مورد بررسی قرار بگیرد. اگر لیست بلند بالایی پیش روی خود دارید، اولویت‌بندی را در نظر بگیرید و هر مبحث را به موضوعات اصلی خود تقسیم کنید. در دستور کار خود، مشخص کنید که چه مدتی را بر روی هر موضوع صرف خواهید کرد، چه کسی آن را بیان یا هدایت می‌کند و آیا به تصمیم یا راه‌حل دیگری نیاز هست یا نه. همچنین به‌یاد داشته باشید که دستور کار را چند روز قبل از جلسه ارسال کنید تا شرکتکنندگان در جلسه، وقت لازم را برای آماده‌سازی خود داشته باشند.
2- لیست شرکتکنندگان در جلسه اداری را مرور کنید
وقتی سرمان شلوغ می‌شود، آخرین چیزی که نیاز داریم، دعوت به جلسه‌ای است که واقعاً نیازی به شرکت در آن نداریم. بنابراین، با دقت در نظر بگیرید که چه کسی باید در جلسه حضور داشته باشد. کسی را به جلسه دعوت کنید که شرایط زیر را داشته باشد:
- نکاتی که در دستور کار است، با او مرتبط می‌باشد و تصمیمات روی او تاثیر می‌گذارد
- او تخصص لازم را برای کمک به یک موضوع دارد
- او اختیار تصمیم‌گیری لازم را دارد
3- جلسه را متمرکز بر دستور کار برگزار کنید
اگر فهمیدید که شرکتکنندگان در جلسه، از موضوع اصلی جلسه خارج شده‌اند، دستور کار را دنبال کنید و آن‌ها را مودبانه مجدداً به‌سمت دستور اصلی جلسه هدایت کنید. ابتدا، ایده‌ها و بحث‌هایی را بیان کنید که کاملاً مرتبط با دستور اصلی نیستند. این کار به شما این فرصت را می‌دهد که ایده‌ها و مسائلی را که برای شرکتکنندگان مهم هستند، اما الان در اولویت نمی‌باشند، شناسایی کنید و بحث را به تمرکز اصلی خود بکشانید.
4- مشارکت را در بین حضار جلسه کاری تشویق کنید و حساس باشید
پُر سر و صداترین شرکتکنندگان در یک جلسه، ممکن است ضرورتاً کسانی نباشند که بهترین ایده‌ها را در اختیار دارند. به همه فرصت صحبت دهید و مشارکت همکاران ساکت‌تر خود را طلب کنید. با این حال، هیچکس را برای مشارکت در بحث، در تنگنا قرار ندهید. همچنین، نسبت به عواطف افراد حساس باشید و به گروه کمک کنید تا درگیر شدن‌شان در بحث، به‌روشی سازنده باشد.
5- شفاف‌سازی کنید و موضوعات گفته شده در جلسه کاری را بررسی و ثبت و ضبط کنید
تصور نکنید که همه‌ی افراد، حرف‌های یکدیگر را درک می‌کنند، مخصوصاً وقتی زبان جلسه، زبان اصلی همه‌ی شرکتکنندگان آن نیست. در جلسه، خواستار توضیحات شوید، هر زمان که نکته‌ای گفته شد، آن را خلاصه کنید و بررسی کنید و ببینید که شرکتکنندگان، موافق آن نکته هستند یا نه و از تصمیم‌گیری اطمینان حاصل کنید. از کسی در جلسه بخواهید که از موضوع مورد بحث، یادداشت‌برداری کند و اطمینان حاصل کنید که نکات عملی-وظایفی که باید انجام شود و کسی که باید آن را انجام دهد- در صورت‌جلسه ثبت شده است.
6- جلسه را به‌موقع خاتمه دهید
جلساتی که به‌موقع به‌پایان نرسند، می‌توانند باعث خستگی، نااُمیدی و استرس در حضار جلسه شوند. بنابراین، به شرکتکنندگان خود اطمینان دهید که جلسه به‌موقع به‌پایان می‌رسد و ساعت را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که تایمر تلفن شما حدود پنج تا ده دقیقه قبل از پایان زنگ بخورد. از پنج تا ده دقیقه‌ی آخر برای جمع‌بندی و خاتمه‌ی جلسه استفاده کنید. اگر همه‌ی ما تلاش کنیم که در هر جلسه‌ای که شرکت می‌کنیم، آن جلسه به یک جلسه‌ی کارآمد و موثر تبدیل شود، جلسات می‌توانند به ما کمک کنند تا ارتباط خوبی با دیگران برقرار کنیم و بخشی از یک تیم سازنده باشیم.