برای اکثر دوره‌های تحصیلات تکمیلی بازرگانی، ارائه‌ی حداقل یک معرفی‌نامه، بخش مهمی از پروسه‌ی درخواست پذیرش شماست. معرفی‌نامه به مسئولان پذیرش کمک می‌کند تا تشخیص دهند که آیا شما داوطلب قوی برای دوره‌های آن‌ها هستید یا نه. با توجه به اهمیت آن برای فرایند تصمیم‌گیری، شما باید در مورد اینکه باید چه کسی را از طرف خود برای تهیه‌ی این نامه انتخاب می‌کنید، نگاه استراتژیک داشته باشید. نمایندگان برخی از دانشگاه‌های برجسته‌ی جهان سریعاً در مورد پیشنهادات درخواست معرفی‌نامه برای درخواست پذیرش شما در مدرسه‌ی تحصیلات تکمیلی بازرگانی، فکر می‌کنند.
برای گرفتن معرفی نامه شرایط روابط خود را در نظر بگیرید
هنگام مراجعه به افراد برای گرفتن معرفی‌نامه، جان کاپلان، معاون رئیس و مدیر دانشکده‌ی تجارت Paul Merage در دانشگاه کالیفرنیا- ایرواین، پیشنهاد می‌کند که شرایط روابط خود را در نظر بگیرید: 'بهترین افرادی که برای گرفتن معرفی‌نامه می‌توانید به آن‌ها مراجعه کنید، افرادی هستند که از نزدیک در یک محیط تجاری با آن‌ها کار کرده‌اید.' این کار امکان تائید قانع‌کننده‌ی موفقیت شما را برای آن مدرسه‌ی بازرگانی، فراهم می‌کند. از آنجایی‌که این روابط مهم، با شغل شما ارتباط پیدا می‌کند، فراموش نکنید که از آن‌ها تشکر کنید. سایر نکات تخصصی مربوط به فرایند درخواست نامه را نیز بررسی کنید.
به کیفیت معرفی‌نامه بیش از عنوان فرد معرفیکننده توجه کنید
اگرچه ممکن است درخواست از شخصی با بالاترین پُست در تیم یا حوزه‌‌ی عملکردی خود در محل کار، وسوسه‌انگیز باشد، اما معرفی‌نامه‌ی شخصی که نمی‌تواند شخصاً از مهارت‌ها و ویژگی‌های شما صحبت کند، نتیجه‌ای نخواهد داشت.
استیون جی، دستیار مدیر پذیرش بازاریابی MBA در مدرسه‌ی عالی تجارت بین‌الملل CEIBS در این‌باره می‌گوید: 'از استفاده از افراد فقط به‌خاطر موقعیت بالایی که دارند، خودداری کنید. اگر آن‌ها شما را به‌خوبی نشناسند، در درخواست شما، نقص ایجاد خواهد شد.'
همانطور که به تمام گزینه‌های خود فکر می‌کنید، از ارائه‌ی درخواست به کسی که ممکن است معرفی‌نامه‌ی نامطلوبی بنویسد که برخلاف درخواست شما باشد، خودداری کنید. معرفی‌نامه‌ها به منظور بالا بردن اعتبار شما و نه تضعیف توانایی‌های‌تان هستند.
از معرفی‌نامه‌ی عام، چه انتظاراتی می‌رود
شکل معرفی‌نامه‌ی عام، دارای سه بخش است که سوالات اصلی معرفی‌نامه‌ی مورد نیاز مدارس را پوشش می‌دهد.
- بخش 1: اطلاعات شخصی در مورد نویسنده‌ی نامه. اینجاست که مشاور، خود و رابطه‌اش را با شما آشکار می‌سازد.
- بخش 2: شبکه‌ی ارزیابی توانایی‌های داوطلب. این بخش به پنج گروه تقسیم می‌شود که هر یک از آن‌ها به روشی به ارزیابی داوطلب در 16 ویژگی و صلاحیت کمک می‌کنند- مانند تاثیر، موفقیت و توانایی‌های شناختی.
- بخش 3: سوالات معرفی‌نامه. این بخش که به سبک نوشتن مقاله است، سه متن دارد که باید در 500 کلمه یا کمتر، پاسخ داده شود.
- لطفاً شرح مختصری از رابطه‌ی خود با متقاضی و در صورت وجود، نقش متقاضی را در سازمان خود ارائه دهید (تعداد کلمات پیشنهادی: 50 کلمه).
- عملکرد متقاضی را می‌توان چگونه با عملکرد سایر افراد واجد شرایط در پُست‌های مشابه مقایسه کرد؟ (برای مثال، نقاط قوت اصلی متقاضی چیست؟). (تعداد کلمات پیشنهادی: 500 کلمه).
- مهمترین بازخورد سازنده‌ای را که از متقاضی گرفته‌اید، شرح دهید. لطفاً شرایط و واکنش متقاضی را با جزئیات بیان کنید. (تعداد کلمات پیشنهادی: 500 کلمه).
- سوال آخر: 'آیا چیز دیگری وجود دارد که باید بدانیم؟' اختیاری است و هیچ محدودیتی برای نوشتن کلمات وجود ندارد.
دستورالعمل‌های کلی برای تکمیل و ارسال معرفی‌نامه‌های عام
برای تهیه‌ی یک معرفی‌نامه‌ی عام، به گام‌های زیر مراجعه کنید:
- الگوی معرفی‌نامه‌ی عام را دانلود کنید و پس از اینکه توافق حاصل شد که آن‌ها در یک معرفی‌نامه، از شما پشتیبانی کنند، آن را برای همه‌ی معرفی‌‌کنندگان ایمیل کنید.
- برای مدارس هدف خود، نام و آدرس ایمیل هر معرفیکننده را ارائه دهید.
- به معرفی‌‌کنندگان خود پیشنهاد دهید که منتظر ایمیل دعوت رسمی از مدرسه‌ی مورد نظر شما باشند و از دستورالعمل‌های مدرسه برای ارسال معرفی‌نامه پیروی کنند.
- برای مدارسی که امکان تکمیل معرفی‌نامه به‌صورت آنلاین از طریق یک وب‌سایت امن وجود دارد، معرفیکننده می‌تواند از الگوی معرفی‌نامه‌ی عام کامل‌شده برای کپی و نوشتن پاسخ‌های خود در سیستم آنلاین مدرسه استفاده کند.
- برای مدارسی که معرفی‌نامه‌ی عام را از طریق ایمیل یا ارسال مقاله قبول می‌کنند، از معرفیکنندهی خود بخواهید قبل از ارسال ایمیل یا ارسال معرفی‌نامه‌ی کامل به مدرسه، از الگوی معرفی‌نامه‌ی عام کامل‌شده برای کپی و نوشتن پاسخ در فرم رسمی استفاده کند.
- معرفی‌نامه‌ی دانشکده‌ی تجارت شما، برای پروسه‌ی درخواست‌تان ضروری است.
5 نکته برای نوشتن معرفی نامه رشته ی MBA
این پنج نکته‌ی تخصصی و همچنین داشتن یک الگوی مناسب برای معرفی‌نامه‌ی خود، به شما آنچه را که برای پذیرش در دوره‌‌ی MBAتان نیاز دارید، می‌دهد.
1- پیش یک فرد متخصص و حرفه‌ای بروید
در حالیکه یک معرفی‌نامه آکادمیک، یک دارایی برای یک داوطلب تحصیلات تکمیلی محسوب می‌شود، معرفی‌نامه‌ی شما باید از طرف یک فرد متخصص و حرفه‌ای باشد. همانطور که کارشناسان ما پیشنهاد می‌دهند، معرفی‌نامه‌ی ایده‌آل شما، باید از طرف شخصی بالاتر از شما باشد که حداقل یک سال با شما در یک محیط حرفه‌ای کار کرده باشد. این ارتباطات حرفه‌ای می‌تواند به بهترین وجه، ویژگی‌ها و صلاحیت‌هایی که شما را به یک رهبر موفق تبدیل می‌سازد، تائید کند.
2- از قبل بخواهید
حرفه‌ای‌هایی که معرفی‌نامه ارائه می‌دهند، افرادی هستند که سرشان شلوغ است. وقت کافی- حداقل یک تا دو ماه- به آن‌ها بدهید تا یک معرفی‌نامه‌ی فکرشده و صمیمانه در مورد شما بنویسند. همچنین درخواست حضوری برای ارائه‌ی معرفی‌نامه از سوی آن‌ها، موثرتر است. آن‌ها را به خوردن ناهار یا نوشیدن قهوه دعوت کنید تا بتوانید توضیح دهید که چرا از درخواست برای تحصیل در مقطع تحصیلات تکمیلی هیجان‌زده شده‌اید و صریحاً درباره نقاط قوت و ضعف خود بحث کنید.
3- بدانید چه‌چیزی از شما انتظار می‌رود
با مشاوره دادن به آن‌ها در مورد تهیه‌ی معرفی‌نامه، فرایند را تا آنجایی‌که ممکن است برای تهیه‌ی معرفی‌نامه‌ی خود، حرفه‌ای سازید. معرفی‌نامه باید دارای سه بخش باشد، از جمله:
- بخش 1: اطلاعات شخصی نویسنده‌ی نامه
- بخش 2: شبکه‌ی ارزیابی رهبری که در آن، صلاحیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی شما را در پنج دسته‌ی اصلی ارزیابی و گروه‌بندی کند.
- بخش 3: سوالات پیشنهادی که اطلاعات مربوط به ارتباطات حرفه‌ای آن‌ها با شما و عملکرد شما را ارائه دهد.
به معرفیکنندهی خود موارد دیگری را که با درخواست MBA شما همراه خواهد شد، ارائه دهید. با ارائه‌ی یک الگوی معرفی‌نامه‌ی عام که به‌راحتی تمام عناصری را که معرفی‌نامه‌ی ایده‌آل مدرسه‌ی شما به آن نیاز دارد، به معرفیکنندهی خود راهنمایی دهید. همچنین، آن‌ها را تشویق کنید که مثال‌های خاص یا داستان‌هایی را بیان کنند که موجب تقویت نقاط قوت و ویژگی‌های رهبری شما می‌شود.
5- بگویید 'متشکرم'
به‌یاد داشته باشید، معرفی‌‌کننده‌ها افرادی هستند که سرشان شلوغ است و زمانی‌که به شما می‌دهند ارزشمند است. با دادن وقت برای تائید تلاش‌های آن‌ها، متقابلاً از آن‌ها تشکر کنید. برای معرفیکنندهی خود، یک کارت دست‌‌نویس یا یک ایمیل قابل‌تامل ارسال کنید و آن‌ها را از وضعیت پذیرش خود آگاه سازید.