راهنمایی ها و سایر اصطلاحات مورد نیاز در ایمیل

اطلاعات مورد نیازتان را درخواست کنید . درخواست تان را در ابتدا و انتهای نامه بیان نکنید . درخواست تان را با ارائه تاریخ ها ، مقادیر ، اسامی ، امضاهای تاییدشده ؛ و قالب مناسبی از اطلاعات مشخص کنید .

اطلاعات مورد نیازم ، اطلاعاتی است که در دو کتاب راجع به حیوانات خانگی منتشر شده است ، که در این رابطه در ماه مه در مجله تان اگهی کرده بودید .

نامه خانم وایت را برای تان پیوست کرده ام که به من اجازه دسترسی به اطلاعات را داده است .

نشریه آموزشی را که در صفحه 22 کاتالوگ تان در سپتامبر .......... 19 چاپ کرده بودید را برایم ارسال کنید .

اگر دلیل تان مبهم است دلیل اطلاعات درخواستی تان را توضیح دهید . زمانیکه خوانندگان بر اهمیت بعضی کارها یا اطلاعات واقف نباشند ، اطلاعاتی را برایتان آماده می کنند که هیچ اهمیتی ندارد و به دنبال این اطلاعات نیز نیستید .

باشگاه سرمایه داری زیر مجموعه، از شرکت هایی تشکیل شده است که با حرفه تان موجب خواهید شد تا خریدهای سرمایه اینده را به انجام برسانیم . این اطلاعات ، سفارشات مان را به خطر نمی اندازد . تمایل داریم بدانیم که برای سفارش بعدی چه کالاهایی را در نظر گرفته اید . این اطلاعات فقط برای استفاده داخل شرکتی به کار می رود .

به تاریخ ها تاکید کنید . با بیان جملاتی مانند 'در اولین فرصت' ادب را بیان کنید ولی اگر طفره رفتند در این صورت بیان کنید که تاریخ را بیاد دارید . در ارائه و بیان تاریخ بسیار محتاط باشید . بخاطر اینکه اطلاعات درخواستی را تحت تاثیر قرار می دهد بر اهمیت اطلاعات تان تاکید کنید و در صورت ضرورت از نفر دیگری درخواست کنید . هرگز دو تاریخ را بیان نکنید . چنین توضیحاتی موجب میشود که خواننده نسبت به اطلاعات درخواستی تان مهلتی را فرض کند . بیان دو تاریخ، خود مهلتی محسوب میشود (در ذهن خواننده) ، تا اطلاعات درخواستی تان را در زمان بسیار بیشتری تهیه کند . برای تاکید بیشتر ، تاریخ را در پاراگراف جداگانه ای ذکر کنید . برای خواننده اختیاری قائل نشوید .

• آیا می توانید تا 6 مه خلاصه اتفاق را در اختیارمان قرار بدهید ؟
• آیا امکان دارد هر چه سریعتر به ما جواب دهید ؟
• از بابت ارسال سریع اطلاعات متشکریم .

در صورتیکه تا 7 ژوئیه اطلاعات را در اختیارمان بگذارید خیلی کمک کرده اید . در اولین هفته اکتبر تصمیم گیری خواهیم کرد . امیدواریم تا آن تاریخ اطلاعات را در اختیارمان قرار دهید .

با ارائه فرم ها ، اطلاعات ، پاکات نامه ، اسامی اشخاص و شماره ها ، یا تاییدات / مطالب منتشر شده موجب شوید که خواننده خیلی سریع و به آسانی جواب دهد . اگر برایتان راحت است برای ارائه اطلاعات با شماره 9525 ـ 955 ـ 713 با من تماس بگیرید . با تهیه فرم های لازم ، کمک کردیم که خیلی راحت تر به ما جواب دهید . اگر در رابطه با اطلاعات مورد نیازمان سوالی دارید ، با شماره 3455 ـ 123 تماس بگیرید و از جک اسمیت سوالات تان را بپرسید ، ایشان در رابطه با پروژه اطلاعات لازم را دارند . مطالب مورد نیاز و مجوز ها را پیوست کرده ام و فقط امضاء تان لازم است .

برای تهیه اطلاعات با خواننده مشارکت کنید . هرچه قدر سوالات بیشتری بپرسید به اطلاعات مورد نظرتان زودتر می رسید . از خواننده تشکر کنید .

Company Name or Letterhead

اسم شركت يا عنوان نامه

Address

ادرس

City, State Zip

شهر ، كد ايالت

Date

تاریخ

Dear Mr. Hightower:

اقای هایتاور عزیز

We are in the process of reviewing and evaluating all our outstanding agreements with vendors and their representatives. Would you please give us the following information by April 6?

در حال حاضر موافقت نامه های فروشندگان و نمایندگانشان را مرور و ارزیابی می کنیم . ایا تمایل دارید تا 6 اوریل اطلاعات ذیل در اختیارمان قرار دهید ؟

1. A list of the manufacturer representative agreements in your territory
2. Actual sales credited
3. Actual commission paid to each representative
4. لیستی از موافقت نامه های شرکت های تولیدی حوزه تان
5. امار واقعی فروش
6. کمیسون واقعی پرداخت شده به هر نماینده

We hope this request won’t be perceived as just “more paperwork.” Please keep in mind this is a necessary step in being able to control all our costs and report them accurately.

امیدواریم این درخواست نیاز به انجام کارهای اداری بیشتری نداشته باشد . لطفا' بخاطر داشته باشید که این مرحله بسیار مهم است و می توانیم هزینه هایمان را کنترل کرده و انها را به صورت دقیق گزارش کنیم .

Thank you for helping us.

از بابت کمکتان متشکریم .

Sincerely

ارادتمند شما