نامه تان را بیطرفانه شروع کنید . مشکل را مرحله به مرحله توضیح دهید . بکاربری چنین جملاتی مفید خواهد بود : 'درآینده قطعات یدکی اضافی با خطوط هوایی به شما فرستاده خواهد شد' . (نباید بگویید که در این موقع فرستنده ، اشتباهی را مرتکب شده است) . در سایر موارد می توانید با بیان جمله ' مشکلاتی وجود دارد ' به طرف تذکر بدهید.
در نامه، به کاری که به انجام رسانده اید و یا خواننده نسبت به تصحیح مشکل باید به انجام برساند تمرکز کنید نه اینکه او را شرمنده کنید . نامه تان نباید فریبنده باشد.
تواضع و فروتنی تان را نشان دهید . همانند رئیس رفتار نکنید . با بکاربردن کلمات مودبانه مانند 'لطفا' ، و 'تشکر' استفاده از کلمات طعنه آمیز را جبران کنید . با بکاربردن علامات تاکید و کلماتی که زیرشان خط کشیده شده است اهمیت نامه را نشان دهید . نسبت به چشم پوشی و یا تصحیح اشتباه کس دیگر تحمل داشته باشید.
هرگز فرض نکنید که اشتباه عمدی بوده و بدلیل بی توجهی ایجاد شده است . در نظر داشته باشید که چون دستورهای تان روشن و مشخص نبوده بنابراین موجب ایجاد اشتباه شده است . حداقل چنین فرض کنید که خواننده نسبت به اهمیت دقت نا آگاه بوده است . مقداری از مسئولیت اشتباه را به گردن بگیرید.
در بازگویی نتایج اشتباه، مبالغه نکنید . اگر خواننده فکر کند که نسبت به موضوع بی اهمیت شده اید آنرا جبران نخواهد کرد.
بر اهمیت دقت تاکید کنید
برای جلوگیری از بروز اشتباهات آتی، اقدامات احتیاطی را به عمل بیاورید.
Memorandum: نامه غیررسمی
موضوع: بررسی پرداخت های تشویقی
There are still some problems in routing incentive forms and computing payments. Let me repeat the procedure for handling such forms:
هنوز در برگه های تشویقی و محاسبه پرداخت ها ؛ مشکلاتی وجود دارد . اجازه می خواهم که چگونگی بررسی این مشکلات را دوباره تکرار کنم :
Send three copies of the incentive-computation forms to me. After I review and approve the forms, I’ll send one to the sales rep and one to Beaumont and keep one for my files.
از هر برگه پرداخت تشویقی سه کپی به من ارسال کنید . بعد از مرور و تایید برگه ها ، یکی از انها را به واحد فروش و دیگری را به واحد بیمونت خواهم فرستاد و سومین برگه را در اسنادم بایگانی خواهم کرد .
Please make a special effort to re-check all computations before they leave your office. We do not have the manpower to do this double-checking here. When checks go out incorrectly and must be returned and re-processed, the cost goes up considerably, not to mention the inconvenience of the delayed payment.
قبل از ارسالشان تمامی کارهای مربوط به محاسبه را دوباره کنترل کنید . برای کنترل دوباره این اسناد ، نفرات اضافه نداریم زمانیکه چک ها اشتباه صادر شده باشند باید عودت داده شده و دوباره پردازش شوند و در اینصورت هزینه این کار اضافه می گردد ، البته چک های حقوق نیز به موقع پرداخت نخواهد شد .
If you have any questions at all about this record-keeping system and routing or about computing unusual splits, please call me before sending the forms. I appreciate your help in handling these correctly.
در صورتیکه در ارتباط با سیستم نگهداری اسناد و همچنین نحوه محاسبه ، سوالاتی داشته باشید ، قبل از ارسال فرم ها با من تماس بگیرید . از بابت کمکتان نسبت به حل مشکل متشکرم.