چطور ایمیل رسمی بنویسیم؟

امروزه ایمیل متداول ترین روش در ارتباطات شغلی به حساب می شود اگر چه ایمیل ها به اندازه نامه ها رسمی نیستند اما بهتر است که در زمینه شغلی به صورت حرفه ای تر نوشته شوند تا بتوانند تصویرخوبی از شما و شرکت تان ارائه دهند.

برای اینکه ایمیل خود را تاثیربیشتری داشته باشد از این ۵ مرحله استفاده کنید

با سلام و احوال پرسی شروع کنید
از دریافت کننده تشکر کنید
هدف خود را ابراز کنید
از جمله پایانی استفاده کنید
از عبارت پایانی استفاده کنید

با سلام و احوال پرسی شروع کنید

همیشه ایمیلتان را با احوال پرسی شروع کنید مانند:

Dear David

اگر ارتباط شما با خواننده رسمی باشد بهتر است از اسم خانوادگی آنها استفاده نمایید برای مثال:

Dear Mr.Robinson

اگر اسم شخصی که به او ایمیل می زنید را نمی دانید از این عبارات استفاده نمایید:

Dear Sir/Madam

To whom it may concern

از دریافت کننده ایمیل قدردانی کنید

اگر شما قرار است اطلاعاتی به مشتری در زمینه کاری ارائه دهید٬ بهتر است که ایمیل خود را با جمله تشکر آمیز شروع کنید. برای مثال شما می توانید بگویید:

Thank you for contacting …… Company

اگر شخصی به ایمیل شما پاسخ داده می توانید بگویید:

Thank you for your prompt reply

Thanks for getting back to me

تشکر کردن باعث می شود که مشتری احساس بهتری داشته و احترام بیشتر برای شما خواهد شد.

هدف خود را ابراز کنید

اگر شما در شروع برقراری ارتباط ایمیلی هستید و امکان تشکر برای شما در ابتدا وجود ندارد می توانید در عوض هدف خود را بیان کنید. برای مثال:

I am writing to enquire about

I am writing in reference to

مقصود خود را در ابتدای ایمیل مطرح کنید٬و بعد به محتوای اصلی ایمیل بپردازید. به یاد داشته باشید که مردم تمایل دارند که ایمیل ها را به سرعت بخوانند و بنابراین جملات خودتان را کوتاه و شفاف نمایید. همچنین به گرامر ٬دیکته و نقطه گذاری دقت کنیدتا بتوانید تصویر حرفه ای از خود و شرکت تان نشان دهید.

از جملات پایانی استفاده کنید

قبل از اینکه ایمیل خود را به پایان برسانید٬ بهتر است از خواننده ایمیل خود بار دیگر تشکر کنید.

برای مثال:

Thank you for your patience and cooperation

Thank you for your consideration

و سپس این جملات را می توانید بیان کنید:

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know

I look forward to hearing from you

از عبارت پایانی استفاده کنید

آخرین مرحله در ایمیل عبارت پایانی و اسم شما می باشد.

برای مثال:

Best regards