ایمیل مناسبی انتخاب کنید

اگر بار اول است که به شخصی ایمیل می زنید٬ احتمالا این شخص ایمیل شما را بر پایه سه چیز باز خواهد کرد:

•  آدرس ایمیلتان
• چطور اسم شما در inbox آنها نمایان می شود
• عنوان ایمیل (subject line) 

آدرس ایمیل شما بیانگر میزان حرفه ای بودن شما می باشد. بنابرین سعی نمایید از این گونه ایمیل ها پرهیز کنید:

• lordofdarkness@yahoo.com اسم یک گروه موسیقی مورد علاقه
• andrew1999@hotmail.com نام به همراه سال تولد
• verwhite@gmail.com  ترکیب نام و نام خانوادگی

به جای این گونه ایمیل٬ شما می توانید در ایمیل  نام و نام خانوادگی خود را جداگانه تفکیک کرده مثل مثال های زیر:

• amir.asadi@gmail.com
• maryam.sadeghian@yahoo.com

این دو ایمیل در واقع حرفه ای به نظر آمده و کسی برداشت منفی نسبت به آنها نخواهد داشت. و همچنین برای دریافت کننده ایمیل٬ پیدا کردن ایمیل شما کار آسانی خواهد بود. ولی اگر شما اسم خود را در ایمیل نداشته باشید٬ پیدا کردن ایمیل شما بسیار سخت خواهد شد. 

از داشتن ایمیل هایی که ممکن است spam شوند خودداری کنید. قبل از اینکه اسم ایمیل خود را انتخاب کنید٬ سری به صفحه spam ایمیل خود بزنید و ببینید چه نوع آدرسهای ایمیل در آنجا هستند و سعی کنید که آدرس ایمیل جدیدتان مشابه چنین آدرس هایی نباشد.  در غیر این صورت ممکن است که  ایمیلتان به لیست spam گیرنده انتقال داده شود. 

عنوان ایمیل (subject line)

سعی کنید عنوان ایمیل خود را نسبت به دیدگاه گیرنده تنظیم کنید. یعنی باید این عنوان:

•  مرتبط با گیرنده ایمیل باشد
• گیرنده را به باز کردن ایمیل تشویق نماید
• به گیرنده نشان دهد که آیا نیاز است که فورا ایمیل باز شود یا خیر
• به آسانی قابل جستجو بوده 
• کوتاه باشد
• خلاصه ای از محتوای اصلی ایمیل را در بر داشته باشد

همچنین به یاد داشته باشید که ایمیلی که شما می فرستید ممکن است زنجیره ای طولانی از ایمیل های مختلف با چندین جواب را به دنبال داشته باشد و یا ممکن است به افراد مختلفی فرستاده شود. در این حالت٬ عنوانی را می بایست انتخاب نمود که نیاز به تغییر در این زنجیره نداشته باشد. 

عنوان ایمیل خود را با کلمات کلیدی محتوا ادغام نمایید

اکثر شرکت های ایمیل مثل gmail  و yahoo mail  نه تنها عنوان ایمیل را نشان می دهند بلکه چند کلمه اول محتوای اصلی ایمیل را نیز در لیست inbox به گیرنده نشان می دهند. بنابراین فکر خوبی است که چند کلمه اول متن ایمیل خود را طوری بنویسیم که گیرنده تمایل به باز کردن آن داشته باشد. 

اگر شما بخواهید این روش را عملی کنید می بایست خط عنوان خود را تاجاییکه ممکن است کوتاه نمایید.اگر بتوانید چند کلمه کلیدی را در اول محتوای ایمیل خود قرار دهید٬ تاثیر مثبتی  بر گیرنده ایمیل خود خواهید گذاشت. 

 در هنگام ایمیل زدن به شخصی برای اولین بار٬ نام شخص معرف را در عنوان بیان کنید. فرض کنید که شما به یک نفر برای اولین بار ایمیل می فرستید و این شخص کسی را می شناسد که با شما آشنا می باشد. در چنین شرایطی بهتر است که نام شخصی که هم برای شما و هم گیرنده آشنا است را در عنوان خود ذکر کنید. این کار باعث می شود که گیرنده ایمیل هنگامی که ایمیل را می بیند٬ فکر نکند که ممکن است spam باشد.  برای مثال فرض کنید شما شخصی به نام John Smith را در یک نمایشگاه بین المللی ملاقات کرده اید و بعد در صفحه linkedin با یکدیگر ارتباط بر قرار کرده و John به شما پیشنهاد می دهد که می توانید برای کار با همکارش به نام David Robinson تماس گرفته و برای مصاحبه شغلی با ایشان هماهنگ نمایید. در این حالت خط عنوان شما می بایست به این صورت باشد: 

• Subject line:  John Smith.Request for interview for position as accountant

از خط عنوان ایمیل شما٬ David Robinson متوجه می شود که این ایمیل spam نمی باشد و با دیدن نام شخصی که برای او آشنا است در خط عنوان٬انگیزه لازم برای باز کردن ایمیل را پیدا خواهد کرد. 

به گیرنده ایمیل نشان دهید که ایمیل شما آیا وقت زیادی از آنها خواهد گرفت یا خیر 

خیلی از افراد به دلیل اینکه ایمیلی زمان زیادی از آنها برای پاسخ دادن خواهد گرفت آن را باز نمی کنند. اما اگر شما در خط عنوان این را مطرح کنید که وقت زیادی از گیرنده گرفته نخواهد شد٬مثل خواندن چند خط و دادن پاسخ بله یا خیر٬ گیرنده ایمیل شما بیشتر تمایل به باز کردن ایمیل خواهد داشت. برای مثال :

• Subject line: Two minutes of your time: Could you check the attached figures? thanks
•   ?Subject line: Can you update the sales figures on the attached Excel file