اگر شما در محل کارتان، امور ايميل و نامه نگاری انجام ميدهيد، کتاب Commercial Correspondence برای شما بهترين گزينه است. اين کتاب بزرگترين و بهترين فرصت را براي کسانی ایجاد می کند که اطلاع کافی درباره ی چگونگی پاسخ دهی به نامه ها و ايميل های رسمي و غير رسمی در کوتاه ترين زمان ممکن، ندارند. از مهم ترین نکات Commercial Correspondence ميتوان به موارد زير اشاره کرد:
- مضمون ها و موضوعات پرمعني و پرمحتوا بنويسيد، در غير اين صورت، گيرندگان و مخاطبان ممکن است حتي پاکت نامه يا ايميلتان را باز نکنند و نخوانند.
- هميشه اساسی و مهم ترين نکته را در خط اول بنويسيد، زيرا ممکن است اين نامه يا ايميل چندان خواننده را جذب نکند و در نتيجه آن را نخواند.
- هميشه دقيق باشيد و فقط نکاتي را بنويسيد و خاطرنشان کنيد که کاملأ مرتبط و مهم هستند.
- حداقل مقدار ممکن را بنويسيد، نيازی نيست که هدفتان سياه کردن برگه باشد. در نتيجه، کمتر اشتباه ميکنيد.
- بیشتر رسمی باشید تا غیر رسمی
- اگر قرار است شما مطالب و نوشته های طولانی بنويسيد، آنها را در ايميل ها يا کاغذهای جداگانه بنويسيد.
- الگوها، فرجه ها و دستورالعمل های منطقی و واضحی بدهيد.
- اگر شما نياز داريد تا مردم، گيرندگان يا مشتريان با شما در شرکتتان همکاری کنند، بايد مزايا و حسن های اين مشارکت و همکاری را به آن ها بگوييد و انتقال دهيد.
- سعي کنيد در کارها و امورات اداري و شرکتی، با گيرنده يا مخاطبتان مشورت و هم فکري کنيد.
- هرگز عبارات يا اصطلاحات را به صورت تحت اللفظی ترجمه نکنيد، بلکه بايد برای آن ها معادل پيدا کنيد.