قبل از اینکه به قالب و ساختار یک نامه رسمی بپردازید، اولین مورد، نوع و مدل نامه ای ھست که باید معین باشد تا بنویسید. و با جواب دادن به این سوال که: چرا باید این نامه را بنویسم؟، این موضوع به راحتی قابل حل است.

به عنوان مثال، شاید برای زمانی که قصد ارسال روزمه کاری خود را دارید، باید معرفی نامه نیز بھمراه رزومه تان ارسال کنید. یا حتی برعکس، باید یک نامه استعفا بنویسید. نامه ھای رسمی انواع دیگری نیز دارند که شامل نامه ھای تجاری، قراردادھا، یادداشتھای تشکر، دعوت نامه ھا، پیگیری ھا، شکایات یا درخواستھای اطلاعات و بسیاری موارد دیگر نیز میباشند.

توصیه ھای جھت نوشتن نامه رسمی

امروزه، از امکاناتی مثل ایمیل یا پیامرسانی فوری برای برقراری ارتباط و یا درخواست اطلاعات استفاده میکنیم. بھرحال، دیر یا زود، زمانی که مجبور شوید در مقابل یک صفحه خالی جلوی کامپیوتر خود بنشینید تا نامه ای رسمی بنویسید نیز فرا میرسد. اما اصلا جای نگرانی نیست ، چون اگر امکانات لازم را داشته باشید، کار چندان سختی نیست.

قبل از اینکه به قالب یک نامه رسمی بپردازید، این ھشت مورد کلیدی را در خاطر داشته باشید:

• به ساختار و قالب نامه احترام بگذارید.
•  زبان و ادبیات مورد استفاده باید ساده و رسمی و دقیق باشد.
•  مستقیم و دقیق باشید. از تکرار نظرات و استفاده از جملاتی که طولانی و درک آنھا دشوار است نیز خودداری کنید.
• استفاده از عبارات انتقالی برای اینکه پیام قابل درک باشد و به راحتی نیز انتقال یابد بسیار مھم است.
•  از زبان غیر رسمی و کلمات مخفف استفاده نکنید.
• پاراگراف ھای کوتاه بنویسید و در نظر داشته باشید که در ھر پاراگراف یک موضوع را پوشش و توضیح دھد.
•  مودب باشید.
•  وقتی که نامه ی خود را تمام کردید، املای آن را بررسی کنید یا از یک برنامه چک کننده گرامری و دستور زبانی استفاده کنید.

حالا مرحله به مرحله به بررسی و تجزیه ھر یک از موارد تشکیل دھنده قالب نامه رسمی می پردازیم.

قالب یک نامه رسمی

فرستنده

عنوان نامه رسمی با سربرگ شروع می شود و شامل اطلاعات تماس فرستنده میباشد، که باید در سمت راست و بالای نامه قرار گیرد.

و معمولاً این اطلاعات شامل نام، نام خانوادگی، آدرس و شماره تلفن فرستنده است.

مثلا:

اطلاعات گیرنده در سمت چپ نوشته میشود و باید شامل نام و آدرس کامل آنھا باشد.

تاریخ

نکته بعدی تاریخ است که باید از سمت راست ھمتراز شود و فراموش نکنید که باید آن را به طور کامل بنویسید. مثلا :  12ژانویه 2022

سلام واحوالپرسی

شروع یک نامه رسمی بسیار ساده است و با یک سلام میتوانید آنرا شروع کنید.

اگر میخواھید بدانید چگونه یک نامه رسمی را شروع کنید، پاسخ بسیار ساده است. شما باید با سلام شروع کنید.

این سلام و احوال پرسی بسیار مختصر و کوتاه است، و در مرحله بعد، با استفاده از عناوین که چند مثال برایتان آورده شده ادامه میدھید:

اگر نام گیرنده را نمیدانید، میتوانید از  Sirیا  Madam استفاده کنید:

آقای محترم، / خانم عزیز

حالا کمی از لغات و واژگان را یادآوری میکنیم.

• Mrs: برای خانم ھای متاھل استفاده می شود.
•  Miss: ھم برای خانمهای مجرد (دختران) استفاده می شود.
• Ms: برای خانم ها که از وضعیت ازدواجشان اطلاعی ندارید استفاده می شود. 
• Mr: برای آقایان چه متاھل و چه مجرد استفاده می شود.

متن اصلی نامه

معمولا متن اصلی نامه کوتاه است و کلا در مجموع سه تا چھار پاراگراف ھست.

به طور کلی، در پاراگراف اول، شما خودتان را معرفی می کنید و ھدف اصلی نامه خود را مشخص می کنید. و پاراگراف ھایی که بعداً مینویسد، اطلاعات لازم را که مستقیماً با ھدف اصلی نامه مرتبط است، اضافه میکنند

این نکته را در ذھن داشته باشید که نامه ھای رسمی بسیار کوتاه و مختصر ھستند، پس ضروری است که نظرات خود را به طور واضح و منطقی برنامه ریزی کنید و بدین منظور، استفاده از عبارات انتقال دھنده ضروری است.

در این قسمت، برخی از عبارت انتقالی را به اشتراک میگذاریم که باعث میشود نامه شما واضح باشد و از جھتی این اطمینان را میدھد که نظراتتان تا حد امکان قابل فھم و روان باشد.

و نھایتا، آخرین پاراگراف برای مشخص کردن آنچه مورد نیاز است و یا ھر چیزی که ممکن است از طرف گیرنده نامه منتظر آن باشید، را به وضوح بیان میکند

ھمانطور که نامه را با سلام و احوال پرسی شروع کردید، حالا وقت آن است که با خداحافظی آنرا ببندید. قسمت خداحافظی برای یک نامه رسمی از قبل مشخص شده است، پس این قسمت کار سختی نیست

حالا باید نامه تان را امضا کنید و بلافاصله بعد از امضا، باید نام خود را ذکر کنید. بعضي مواقع احتمالا نیاز باشد که شماره تلفن و ایمیل خود را نیز وارد کنید.

خیلی عالی! حالا باید فقط دیکته کلمات و دستور زبان (گرامر) نامه تان را بررسی کنید و بعد از آن نامه شما آماده خواھد بود.

امیدواریم این توصیه ھا و مواردی که در این مقاله توضیح داده ایم برای شما جالب و مفید باشد. فراموش نکنید که در موارد یا نامه ھای رسمی، این فرصت را دارید که دامنه لغات خود را عملا امتحان کنید و از منطق زبانیتان برای سازماندھی نظراتتان نیز استفاده کنید